WEG-Jahresabrechnung erstellen: Anleitung & Fristen
Die WEG-Jahresabrechnung ist die geordnete Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben einer Eigentümergemeinschaft für ein Wirtschaftsjahr, verteilt auf die einzelnen Wohnungen. Sie folgt § 28 WEG, muss dem tatsächlichen Geldfluss entsprechen und endet mit der Abrechnungsspitze: Nachzahlung oder Guthaben pro Eigentümer. Über genau diese Spitze stimmt die Versammlung ab.
Was die Jahresabrechnung leisten muss
Sie ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Kein Bilanzkunstwerk. Entscheidend ist, was im Wirtschaftsjahr tatsächlich auf dem Gemeinschaftskonto ein- und ausgegangen ist. Eine Rechnung, die am 28. Dezember kam, aber erst im Januar bezahlt wurde, gehört ins Folgejahr. Dieses Zufluss-Abfluss-Prinzip klingt simpel, sorgt aber regelmäßig für Streit.
Jeder Eigentümer muss am Ende nachvollziehen können: Das hat die Gemeinschaft eingenommen, das hat sie ausgegeben, das ist davon mein Anteil, so viel habe ich schon gezahlt, das bleibt offen.
Der Aufbau, Schritt für Schritt
Schritt 1: Gesamteinnahmen erfassen
Hausgeldvorauszahlungen der Eigentümer, Zinsen, Mahngebühren, Erträge aus gemeinschaftlichem Eigentum. Alles, was reingekommen ist.
Schritt 2: Gesamtausgaben sortieren
Heizung, Wasser, Versicherung, Verwaltervergütung, Hausmeister, Reparaturen, Allgemeinstrom. Hier lohnt sich Sorgfalt bei der Trennung: Was ist umlagefähig auf Mieter, was nicht? Diese Frage betrifft auch die spätere Betriebskostenabrechnung der vermietenden Eigentümer.
Schritt 3: Kosten verteilen
Jetzt kommen die Verteilerschlüssel ins Spiel. Manche Positionen laufen über die Miteigentumsanteile, andere nach Verbrauch oder Einheit. Heizkosten unterliegen der Heizkostenverordnung. Wer hier den falschen Schlüssel zieht, produziert eine angreifbare Abrechnung.
Schritt 4: Rücklage darstellen
Die Instandhaltungsrücklage gehört gesondert ausgewiesen. Anfangsbestand, Zuführung, Entnahmen, Endbestand. Der Bundesgerichtshof hat mehrfach betont, dass diese Darstellung zur ordnungsmäßigen Abrechnung dazugehört.
Schritt 5: Abrechnungsspitze bilden
Für jeden Eigentümer: tatsächlicher Kostenanteil minus geleistete Vorauszahlungen. Ergibt Nachzahlung oder Guthaben. Das ist der Betrag, über den abgestimmt wird.
Fristen, die man kennen sollte
Ein fixes Datum nennt das Gesetz nicht. In der Praxis hat sich eingebürgert, die Abrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Jahresende fertigzustellen und in der ordentlichen Versammlung im ersten Halbjahr vorzulegen. Wer im November die Vorjahresabrechnung präsentiert, bekommt zu Recht Gegenwind.
Nach dem Beschluss läuft die Anfechtungsfrist: einen Monat ab Versammlung, um Klage zu erheben. Diese vier Wochen sind der Lackmustest für jede Abrechnung.
Die Klassiker unter den Fehlern
- Abrechnung stimmt nicht mit dem Kontostand überein (Zufluss-Abfluss verletzt)
- Rücklage nicht oder unvollständig dargestellt
- Falscher Verteilerschlüssel bei einzelnen Positionen
- Instandhaltungskosten und laufende Kosten vermischt
- Heizkosten ohne Beachtung der Heizkostenverordnung verteilt
Die meisten dieser Fehler entstehen nicht aus Unkenntnis, sondern aus Handarbeit in Excel-Tabellen, die über Jahre gewachsen sind. Eine kleine Änderung oben, ein vergessener Bezug unten, und die Summe kippt.
So löst ImmoNero das
ImmoNero baut die Jahresabrechnung aus den laufend gebuchten Belegen auf. Sie pflegen die Konten unterjährig, am Jahresende steht die Abrechnung im Entwurf. Die Verteilerschlüssel liegen einmal fest, MEA, Verbrauch oder Einheit, und gelten dann für alle Positionen konsistent. Die Rücklage wird mit Anfangs- und Endbestand automatisch fortgeschrieben.
Weil das System nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip bucht, passt die Abrechnung zum Kontostand. Für jeden Eigentümer entsteht eine nachvollziehbare Einzelabrechnung mit Abrechnungsspitze, fertig zum Versand über das Eigentümerportal. Die unterjährige Sollstellung des Hausgelds läuft im selben System, sodass Vorauszahlungen und Abrechnung sauber zusammenpassen.
WEG-Funktionen ansehenHäufige Fragen
Bis wann muss die Jahresabrechnung fertig sein?
Eine starre Frist gibt es nicht. Sachgerecht sind drei bis sechs Monate nach Jahresende, mit Vorlage in der Versammlung im ersten Halbjahr. Verzögert sich das deutlich, haben Eigentümer einen Anspruch auf zeitnahe Erstellung.
Beschließt die Versammlung die ganze Abrechnung?
Nein. Seit 2020 beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze, also Nachzahlung oder Guthaben. Die Gesamtabrechnung ist die Grundlage dafür, sie selbst wird nicht beschlossen.
Was, wenn ein Eigentümer nicht zahlt?
Die beschlossene Nachzahlung ist eine fällige Forderung der Gemeinschaft. Bleibt sie offen, folgt das übliche Mahnverfahren, im Zweifel gerichtlich. Wichtig ist ein sauberer Nachweis der Sollstellung, damit die Forderung belastbar ist.