Seit wann gilt die E-Rechnungs-Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird gestaffelt eingeführt: ab 2027 für größere Unternehmen, ab 2028 grundsätzlich für alle. Der reine Empfang ist also bereits jetzt Pflicht.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine einfache PDF gilt seit 2025 nur noch als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten nach der Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist ein reines XML-Format, vor allem im Behördenumfeld verbreitet. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF, in die das XML eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte PDF, die Software liest die strukturierten Daten. Beide erfüllen die Norm EN 16931.

E-Rechnung-Pflicht 2025: ZUGFeRD & XRechnung erklärt

Name: ImmoNero
Author: ImmoNero

Buchhalter verarbeitet elektronische Rechnungen am Laptop und gleicht Papierrechnungen ab

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, auch Hausverwaltungen. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, meist als XRechnung oder ZUGFeRD. Der Versand wird ab 2027 stufenweise Pflicht. Der Empfang gilt schon heute. Wer Handwerkerrechnungen bekommt, ist also längst betroffen.

Was sich 2025 geändert hat

Lange war die PDF per Mail der Standard. Praktisch, aber für den Computer nur ein Bild mit Text. Jemand musste die Zahlen abtippen oder auslesen. Damit ist Schluss. Seit Anfang 2025 verlangt der Gesetzgeber im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen die echte elektronische Rechnung, mit Daten, die Software direkt verarbeiten kann.

Der wichtigste Satz für die Praxis: Empfangen können müssen Sie schon jetzt. Ein Handwerker oder Dienstleister darf Ihnen ab sofort eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und verarbeiten können. Ein Widerspruch dagegen ist nicht vorgesehen.

Der Zeitplan in Stufen

Seit 1.1.2025: Empfang von E-Rechnungen ist für alle Unternehmen Pflicht.
Ab 1.1.2027: Versand-Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab 1.1.2028: Versand-Pflicht grundsätzlich für alle, auch kleinere Betriebe.

Bis dahin gibt es Übergangsregeln, in denen die Papier- oder PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt ist. Verlassen sollte man sich darauf nicht, der Trend ist eindeutig.

XRechnung und ZUGFeRD: die zwei Formate

Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, sie unterscheiden sich nur in der Verpackung.

XRechnung

Ein reines XML-Format, also nackte strukturierte Daten ohne Sichtlayout. Verbreitet vor allem im Verkehr mit Behörden. Für den Menschen ohne Programm schwer zu lesen, für Software ideal.

ZUGFeRD

Ein Hybrid. Eine ganz normale PDF, in die der XML-Datensatz eingebettet ist. Sie sehen die gewohnte Rechnung, Ihre Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten heraus. In der Praxis ist ZUGFeRD für viele der bequemere Weg, weil niemand auf die lesbare Ansicht verzichten muss.

Was das für Hausverwaltungen heißt

Eine Verwaltung bekommt ständig Eingangsrechnungen: Handwerker, Versorger, Dienstleister, Versicherer. Genau dieser Strom wird zunehmend elektronisch. Wer die Belege noch ausdruckt und abheftet, arbeitet künftig gegen den Standard. Die strukturierten Daten lassen sich direkt verbuchen, einer Kostenstelle und einem Objekt zuordnen und später in die Betriebskostenabrechnung oder WEG-Jahresabrechnung übernehmen.

Ein angenehmer Nebeneffekt: Aus einer E-Rechnung lassen sich Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und sogar Skontofristen automatisch lesen. Genau die Daten, die man sonst von Hand erfasst.

So löst ImmoNero das

ImmoNero nimmt Eingangsrechnungen entgegen und führt sie im Rechnungs-Cockpit zusammen. Sie ordnen jede Rechnung einem Objekt und einer Kostenart zu, erfassen Fälligkeit und Skonto und behalten offene, fällige und bezahlte Rechnungen im Blick. Teilzahlungen werden unterstützt, eingehende Zahlungen automatisch zugeordnet.

Verbuchte Rechnungen fließen direkt in die Abrechnungen ein, getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig. So wird aus dem wachsenden Strom elektronischer Rechnungen kein Mehraufwand, sondern weniger Handarbeit. Wer noch vor dem Wechsel steht, findet im Ratgeber Hausverwaltungssoftware wechseln den Weg dorthin.

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Häufige Fragen

Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025. Der reine Empfang ist für alle Unternehmen Pflicht. Die Versand-Pflicht kommt gestaffelt ab 2027 und gilt ab 2028 grundsätzlich für alle.

Reicht weiterhin eine PDF?

Nein, eine einfache PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern nur eine sonstige Rechnung. Echte E-Rechnungen sind strukturierte Daten nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist der Unterschied zwischen den Formaten?

XRechnung ist reines XML, vor allem für Behörden. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML, also lesbar für Mensch und Maschine zugleich. Beide erfüllen dieselbe Norm.