Cloud vs. lokale Hausverwaltungssoftware im Vergleich

Cloud-Software läuft auf den Servern des Anbieters und wird über den Browser genutzt, ohne eigene Installation und ohne Wartung. Lokale Programme laufen auf eigener Hardware, die Sie selbst pflegen, sichern und aktualisieren müssen. Für die meisten Verwaltungen ist die Cloud heute der einfachere, günstigere und sicherere Weg, sofern der Anbieter in der EU hostet.

Zwei grundverschiedene Ansätze

Die Frage klingt technisch, hat aber sehr praktische Folgen für Kosten, Aufwand und Sicherheit. Lokale Software, oft On-Premise genannt, installieren Sie auf einem Rechner oder Server in Ihren Räumen. Cloud-Software, auch SaaS, mieten Sie und nutzen sie über den Browser. Schauen wir die Unterschiede der Reihe nach an.

Kosten und Wartung

Lokale Software bedeutet meist eine hohe Anschaffung plus jährliche Wartung, dazu der eigene Server, seine Strom-, Pflege- und Ersatzkosten. Updates spielen Sie selbst ein. Cloud-Software kostet eine laufende Gebühr, dafür entfallen Server, Wartung und manuelle Updates komplett. Eine ehrliche Gegenüberstellung der Modelle steht im Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?.

Verfügbarkeit und Zugriff

Cloud-Software ist überall erreichbar, im Büro, im Homeoffice, beim Objekttermin auf dem Tablet. Lokale Software ist an den Rechner gebunden, auf dem sie läuft, Fernzugriff muss man umständlich einrichten. Wer mit mehreren Leuten oder von unterwegs arbeitet, merkt den Unterschied sofort.

Datensicherung

Das ist der oft unterschätzte Punkt. Bei lokaler Software liegt das Backup-Risiko komplett bei Ihnen. Festplatte defekt, kein aktuelles Backup, Daten weg. Cloud-Anbieter sichern automatisch und redundant. Ehrlich gesagt scheitern lokale Installationen in der Praxis am häufigsten genau hier, an einem Backup, das niemand gemacht hat.

Datenschutz: der entscheidende Haken bei der Cloud

Die Cloud hat einen berechtigten Einwand: Wo liegen meine Daten? Die Antwort muss lauten: in der EU, idealerweise in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschlüsselung. Dann ist die Cloud datenschutzkonform. Bei Anbietern mit Servern außerhalb der EU sollten Sie genau hinsehen. Mehr dazu im Ratgeber Portale & DSGVO.

Sicherheit

Ein verbreiteter Irrtum: Lokal sei automatisch sicherer, weil die Daten im eigenen Haus liegen. In der Realität haben professionelle Cloud-Anbieter ein Sicherheitsniveau, das eine kleine Verwaltung allein kaum erreicht: aktuelle Patches, Monitoring, Verschlüsselung, Zugriffskontrolle. Der eigene Server unterm Schreibtisch ist selten besser geschützt.

Wann lokal trotzdem sinnvoll sein kann

Fairerweise: Es gibt Fälle für lokale Software. Sehr strenge interne Vorgaben, der Wunsch nach voller eigener Kontrolle, eine vorhandene IT-Abteilung, die Server ohnehin betreut. Für die große Mehrheit der Verwaltungen überwiegen aber die Vorteile der Cloud, vor allem der Wegfall von Wartung und Backup-Sorgen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied?

Cloud-Software läuft beim Anbieter und wird im Browser genutzt, ohne eigene Wartung. Lokale Software installieren Sie selbst und müssen sie pflegen, sichern und aktualisieren.

Ist die Cloud datenschutzkonform?

Ja, wenn der Anbieter in der EU hostet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag bietet und verschlüsselt. Der Serverstandort Deutschland oder EU ist das zentrale Kriterium.

Was, wenn das Internet ausfällt?

Dann ist die Cloud kurz nicht erreichbar, was in der Praxis selten ins Gewicht fällt. Lokale Software läuft offline, dafür tragen Sie das volle Risiko von Hardware-Ausfall und Datenverlust.