Mahnwesen in der Hausverwaltung: Ablauf & Verzug

Ob Miete oder Hausgeld: Bleibt eine Zahlung aus, braucht es ein klares Mahnwesen. Verzug tritt bei festen Zahlterminen oft schon ohne Mahnung ein, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit. Drei Mahnungen sind kein Gesetz, eine genügt. Ab Verzug laufen Verzugszinsen, und die Kosten der Rechtsverfolgung trägt der Schuldner. Wichtig ist ein sauberer Nachweis der Forderung.

Warum ein klares Mahnwesen zählt

Geld, das nicht reinkommt, ist das Problem jeder Verwaltung. Bei der WEG fehlt es der Gemeinschaft in der Kasse, bei der Miete dem Eigentümer. Je länger ein Rückstand liegt, desto schwerer wird er eintreibbar. Ein strukturiertes Mahnwesen sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und jede Forderung belastbar dokumentiert ist.

Belastbar heißt: Die Sollstellung muss stimmen, der offene Betrag nachvollziehbar sein. Wer vor Gericht zieht, braucht diesen Nachweis.

Wann tritt Verzug ein?

Das ist die juristische Grundlage. Verzug bedeutet: Der Schuldner zahlt schuldhaft nicht trotz Fälligkeit. Bei Leistungen mit festem Kalendertermin, etwa der Miete zum dritten Werktag, tritt Verzug oft automatisch ein, wenn der Termin verstreicht. Eine Mahnung ist dann gar nicht zwingend.

Daneben gilt die bekannte 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung kommt der Schuldner in Verzug. Bei Verbrauchern nur, wenn sie in der Rechnung darauf hingewiesen wurden.

Der Mythos von den drei Mahnungen

Halten wir es fest: Drei Mahnungen sind nicht vorgeschrieben. Rechtlich reicht eine einzige, um Verzug zu begründen, manchmal braucht es gar keine. Die übliche Abfolge aus freundlicher Zahlungserinnerung, erster und zweiter Mahnung ist reine Praxis. Sie ist sinnvoll, weil sie das Verhältnis nicht unnötig belastet, aber sie ist kein Muss.

In der Praxis bewährt sich eine klare Eskalation:

• Zahlungserinnerung, freundlich, mit kurzer Nachfrist
• Erste Mahnung mit deutlicher Fristsetzung und Hinweis auf Verzugsfolgen
• Letzte Mahnung mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens
• Gerichtlicher Mahnbescheid oder Klage

Welche Kosten der Schuldner trägt

Ab Verzug wird es für den Schuldner teurer. Es fallen Verzugszinsen an, bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung mehr. Dazu kommen die Kosten der Rechtsverfolgung: angemessene Mahnkosten, später Gerichts- und Anwaltskosten. Reine Verzugszinsen sind oft gering, der Hebel liegt in den Verfahrenskosten.

Die Besonderheit beim Hausgeld

Beim Hausgeld trifft der Rückstand die ganze Gemeinschaft. Zahlt ein Eigentümer nicht, fehlt das Geld für laufende Kosten, und die anderen müssen es im Zweifel vorstrecken. Deshalb ist ein zügiges, konsequentes Mahnwesen hier besonders wichtig. Die beschlossene Vorschusspflicht aus dem Wirtschaftsplan ist die Grundlage der Forderung, die Abrechnungsspitze aus der Jahresabrechnung kommt gegebenenfalls dazu.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Mahnung, damit Verzug eintritt?

Bei festen Zahlterminen wie der Miete oft nicht, da tritt Verzug mit dem Verstreichen des Termins ein. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit gerät der Schuldner in Verzug. Eine Mahnung schafft trotzdem Klarheit und Nachweis.

Muss ich dreimal mahnen?

Nein. Eine Mahnung genügt rechtlich, teils ist gar keine nötig. Die dreistufige Praxis ist Kulanz, keine Pflicht.

Welche Kosten kann ich verlangen?

Verzugszinsen ab Verzug sowie die Kosten der Rechtsverfolgung, also angemessene Mahnkosten und später Gerichts- und Anwaltskosten. Die Verfahrenskosten sind meist der größere Posten.